Pada kenyataannya; komunikasi adalah kunci untuk bisnis yang sukses. Apakah Anda berbicara dengan atasan Anda, kolega Anda, antar departemen atau, yang lebih penting, pelanggan Anda? Cara anda menampilkan diri, cara Anda berbicara dan cara Anda menulis semuanya memiliki efek pada bagaimana Anda dipersepsikan dan bagaimana Anda mencoba menyampaikan pesan.
Baik itu berkomunikasi secara lisan melalui komputer, smart phone, verbal lewat telepon, atau tatap muka, berikut adalah delapan tips penting yang perlu Anda ketahui untuk meningkatkan skill komunikasi Anda.
1. Seakurat mungkin
Ini mungkin tampak seperti poin yang jelas, tetapi Ini adalah salah satu yang paling penting dan paling sering diabaikan. Sementara Anda mungkin berbicara dalam bahasa gaul atau bahasa Inggris yang buruk kepada pasangan, partner, atau teman Anda, ketika Anda menulis atau berbicara dalam latar bisnis, akurasi sangat penting.
"Misalnya, ketika Anda menulis email, tulislah seakurat mungkin, pastikan untuk menyertakan semua tata bahasa yang tepat dan gunakan ejaan yang tepat secara menyeluruh" - Maria Rodriguez, seorang Communication Manager di UK Top Writers dan penulis Huffingtonpost, menjelaskan.
2. Mengajukan pertanyaan untuk meningkatkan pemahaman Anda
Terlepas dari saluran komunikasi yang Anda gunakan, mengajukan pertanyaan adalah bagian penting dari pemahaman dan sangat penting bagi Anda untuk membebaskan diri dari kesalahpahaman bahwa mengajukan pertanyaan berarti Anda terlihat kurang mengerti atau tidak penting bagi orang-orang di sekitar Anda.
Pada akhirnya, kita semua hanya manusia, dan kita tidak tahu segalanya. Dalam lingkungan bisnis, tidak mengajukan pertanyaan dapat menyebabkan begitu banyak masalah; masalah yang dapat dengan mudah dihindari.
3. Perhatikan detail pada email
Saat menulis email, mudah untuk terjebak dalam perangkap menulis bolak-balik kepada penerima anda dalam aliran pesan yang tak ada habisnya. Namun, dengan menulis dengan detail, Anda dapat menghemat begitu banyak waktu dan tenaga dalam proses ini.
Saat menulis email awal Anda, sampaikan sedetail mungkin dan sertakan informasi yang relevan dengan konten anda karena ini akan mengurangi jumlah pertanyaan yang diajukan, serta risiko miskomunikasi.
4. Satu percakapan per poin
Saat menulis email, mudah untuk terjebak dalam perangkap menulis bolak-balik kepada penerima anda dalam aliran pesan yang tak ada habisnya. Namun, dengan menulis dengan detail, Anda dapat menghemat begitu banyak waktu dan tenaga dalam proses ini.
Saat menulis email awal Anda, sampaikan sedetail mungkin dan sertakan informasi yang relevan dengan konten anda karena ini akan mengurangi jumlah pertanyaan yang diajukan, serta risiko miskomunikasi.
5. Periksa pesan Anda
Ini mungkin salah satu poin terpenting yang perlu diingat dalam menulis konten. "Baik Anda menulis email atau instant message, selalu pastikan Anda memeriksa konten Anda sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa konten tersebut bebas dari kesalahan" - kata Cecilia Dixon, seorang penulis bisnis di Best British Essays.
Ini berarti mengoreksi huruf Anda untuk memastikan bahwa itu masuk akal saat menghapus kesalahan ejaan dan kesalahan ketik. Bayangkan jika Anda mengutip pelanggan untuk pekerjaan £ 100 tetapi secara tidak sengaja menulis £ 1,000 tanpa memeriksa.
6. Tingkatkan skill mendengarkan Anda
Sepertinya saat ini, banyak dari kita yang percaya bahwa mendengarkan hanyalah 'mendengarkan' orang lain berbicara sambil menunggu kesempatan kita untuk menyampaikan poin kita selanjutnya. Namun, ini bukanlah mendengarkan dan sangat kontraproduktif.
Saat mendengarkan, atau membaca pesan orang lain, 100% fokus pada apa yang mereka katakan dan benar-benar menyerap apa yang dikatakan. Ini dapat secara dramatis membantu memajukan percakapan dan memastikan komunikasi yang optimal.
7. Tingkatkan skill menulis Anda
Banyak orang benar-benar terkejut ketika mereka mempertimbangkan berapa banyak yang sebenarnya mereka tulis sehari. Baik anda menulis email, pesan teks, instant message, laporan, surat, atau bentuk konten lainnya, meluangkan waktu untuk meningkatkan skill menulis anda adalah hal yang sangat bermanfaat untuk dilakukan.
8. Ketahui kapan harus menggunakan saluran apa
Seperti disebutkan di atas, mudah untuk terjebak dalam pesan teks, email, atau utas online messaging service yang tak ada habisnya. Namun, sebagai pakar Komunikasi Bisnis, penting bagi anda untuk mengetahui kapan harus membuat keputusan untuk beralih ke panggilan telepon, atau bahkan untuk bertemu secara langsung.
Kesimpulan
Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara untuk meningkatkan skill komunikasi bisnis Anda secara drastis, banyak di antaranya hanya berarti menjadi lebih fokus dalam kehidupan sehari-hari Anda dan secara aktif mendorong diri Anda untuk memperhatikan detail-detail kecil dalam setiap interaksi, melihatnya sebagai kesempatan lain untuk meningkatkan skill Anda.
Dapatkan akses ke berbagai sumber training gratis di channel resmi kami Youtube KPI Consultancy
